contact@moja-tula.ru
Регистрация

Как правильно планировать рабочий день

19.08.2019, 16:37 11 Дом
0



Специалистам по управлению известна такая закономерность: на работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, то есть любая работа выполняется в течение отпущенного на нее времени.

Принципы и правила планирования рабочего дня, которые мы предлагаем вашему вниманию, не носят обязательного характера. Многие из них могут показаться вам несерьезными. Однако они психологически оправданы и зарекомендовали себя в различных жизненных ситуациях. Необязательно использовать все принципы. Попробуйте применить каждый из них, найдите свой стиль — он для вас будет наилучшим.

Итак, организация рабочего времени должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Правила планирования рабочего дня можно разделить на три группы:

- правила начала дня;
- правила середины дня;
- правила окончания дня.

Правила начала дня

1. Начинать день с позитивным настроением. Старайтесь для каждого дня находить какое-нибудь позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступите к решению предстоящих задач, имеет важное значение для достижения успеха. Каждое утро задавайте себе три вопроса:

Как этот день может приблизить меня к достижению целей

Что я должен сделать, чтобы получить от него как можно больше радости

Что я могу сегодня сделать для сохранения своего образа жизни (для поддержки своего здоровья)

Создание положительного настроя не занимает обычно более двух минут. Дайте себе эти две минуты перед началом «стандартной утренней программы».

2. Хорошо позавтракать и без спешки — на работу. Не выспавшись, без завтрака, как можно скорей на работу — такой старт может просто испортить день! Не говорите, что у вас нет времени для неспешного завтрака, ведь это — вопрос установления приоритетов (для того чтобы выспаться и успеть плотно позавтракать, нужно просто раньше ложиться).

3. Начинать работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины, способствующий мобилизации сил.

4. Перепроверять планы дня.Воспользуйтесь методом АБВ-анализа или принципом Эйзенхауэра. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени. Так что выиграйте эти два часа! Кроме того, составляя план рабочего дня, учитывайте следующее правило: планировать нужно не более 60% вашего времени, а 40% — это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел.

5. Приступать к делу без раскачки. Следует категорически отказаться от такого «утреннего ритуала», как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей и т. д. Социальные контакты, конечно, нужны, да и вы — не робот. Однако их можно перенести на менее напряженное время, например, обеденное и послеобеденное.

6. Вначале — ключевые задачи. Начинать рабочий день следует с задач группы А, все остальные дела могут подождать. Не стоит в первую очередь просматривать корреспонденцию — во входящей деловой почте речь редко идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно.

7. Согласовывать план дня с секретарем. Секретарь, если он у вас есть, является важнейшим вашим партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для деятельности. Ему вы должны посвятить первое время рабочего дня, даже если это — пара минут. Секретарь должен быть в курсе ваших дел. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и планы дня. Хороший секретарь удваивает эффективность работы своего шефа, а плохой — уменьшает ее наполовину.

Правила планирования середины дня

1. Подготовьте к работе письменный стол. Уберите со стола все ненужные для решения задач группы А бумаги. На рабочем столе должно находиться одновременно не более шести документов. Это психологически оправданно: во-первых, лишние бумаги поглощают время, а во-вторых, порядок на столе стимулирует порядок в мыслях.

2. Устанавливайте сроки. Иногда задания поручаются и вам, ведь вы тоже чей-то подчиненный. Так вот, сроки, установленные для решения задачи, очень часто принимаются безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши планы. А надо стараться приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать время». Короче говоря, просите вдвое больше времени, чем необходимо для решения данной задачи; это часто получается легче, чем вы думаете. Что же касается поручения дел подчиненным, то советую вам давать им примерно на треть меньше времени, чем, по вашему мнению, необходимо для решения задачи. Если этого хватит, вы сэкономите время, если нет, вы все равно не проиграете.

3. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию. Многие руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и тем самым вызывают соответствующую реакцию на свои действия, а она может оказать влияние на временной распорядок. Например, очень часто, поучаствовав один раз (из чистого интереса) в каком-либо совещании, руководитель получает дополнительные, не предусмотренные его планом обязанности. Ему могут что-то поручить, включить в состав рабочей группы и т. д. Поэтому лучше всего все действия (письма, телефонные разговоры, согласование сроков и т. д.) перепроверять с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции.

4. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. На каждом предприятии, в каждом подразделении возникают разного рода неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Следует помнить, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит на время к забвению запланированных важных дел. Стоит ли делать это — решайте в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств.

5. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Как правило, импульсивное отклонение от составленного плана снижает производительность. Так что, если во время работы вы захотели сделать что-то (например, позвонить по телефону), подумайте, стоит ли это делать.

6. Своевременно делайте паузы. Краткие перерывы в работе, безусловно, необходимы, их периодичность и продолжительность индивидуальны. Главное — делайте их регулярно.

7. Небольшие однородные задачи группируйте и выполняйте сериями. Расправляйтесь с рутинной работой и мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки. Шесть блоков по 10 минут на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут. Почему Потому что вы шесть раз производите соответствующую подготовку к однородной деятельности. Так что группируйте однородные дела в блоки, но не делайте их слишком длинными (лучше 30—60 минут).

8. Рационально завершайте начатое. Избегайте скачков в работе и всегда старайтесь доводить начатое дело до конца. Отвлечение от основной работы поглощает время, поскольку при возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже сделанное однажды.

9. Используйте временные промежутки. Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени (например, ожидание в приемной босса, бесполезное совещание, на котором приходится присутствовать). Когда они появляются, задавайте себе вопрос: «Как я могу использовать эти минуты с максимальной пользой»

10. Выкраивайте спокойный час (время для себя). Хорошо зарекомендовало себя ежедневное резервирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не сможет помешать. Это время ненарушаемой сконцентрированности. Занесите его в план, оно существенно повысит производительность вашего труда. Отгородите себя на это время от внешнего мира либо с помощью секретаря, либо просто закройте дверь, предварительно предупредив, что вас нет на месте. Используйте закрытый час для важных, но не срочных дел, носящих долговременный характер, или для тех задач, которые теряются в суете дня.

11. Контролируйте сроки и планы. Во время совещаний и при других видах деятельности, в соответствии с принципом Парето, зачастую 80% решений принимаются за 20% времени. Отслеживайте свое время и не жалейте его на перепроверку планов с точки зрения изменения приоритетов.

Правила завершения рабочего дня

1. Завершить не сделанное. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, диктовка писем и записок) старайтесь завершить в течение одного дня. Отсрочка в их выполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придется устранять «завал».

2. Контроль за результатами и самоконтроль. Без контроля и самоконтроля немыслима организация труда. О контроле мы более подробно поговорим в одной из следующих статей. А пока ограничусь тем, что скажу: сравнение намеченного с выполненным и анализ отклонений от планов — непременное условие нормальной
Как правильно планировать рабочий день
Контакты:
Адрес:
Воеводина, стр. 152-д
119301
Москва,
Телефон:+7 269-815-31-24,
Электронная почта: contact@moja-tula.ru рекомендательный портал

Добавить комментарий

Кликните на изображение чтобы обновить код, если он неразборчив

Нажимая кнопку «ДОБАВИТЬ», вы соглашаетесь с условиями обработки персональных данных.
 
Читайте также
  • » 5 книг года для саморазвития

    1) иван брэндон "меняйся или сдохни" - по словам критиков, эта книга шедевр из шедевров. после прочтения этой книги, ваша жизнь начнёт меняться с скоростью взлетающей ракеты. 2) "правила" (джек кенфилд, джанет свитцер).

  • » Более 60% застройщиков Москвы достроят объекты без эскроу-счетов

  • » Как стать эффективнее за 10 минут в день

    10 минут — вроде немного, да стандартный рабочий день — это 480 минут, а многие из нас работают порядка 600 минут в день. 10 минут в сравнении с этим — мелочь. но если пользоваться ими правильно и системно, они могут

  • » ⏰Лайфхак: Правило 18 минут

    есть много способов организовать день — от правила девяти дел до рекомендаций регулярно повторять слово «готово». одну из наиболее точных методик разработал питер брегман — личный коуч и автор harvard business review.

  • » МВД ввело новые правила регистрации автомобилей

    «Совершенно секретно»: В России ввели новые правила государственной регистрации автомобилей и прицепов. Приказ министерства внутренних дел опубликован на сайте правовой информации. Он вступит в си…

  • » Александр Семченко: Джентельмены сами устанавливают правила

    Представитель Великобритании, побывав на Украине, заявил, что его страна хочет участвовать в событиях, происходящих на Донбассе. Выходит, это будет третья сторона конфликта, и против Великобритании не…

  • » Россия изменит правила: Цена на плутоний вырастет в разы

    Во время политики санкция со стороны западных стран Россия ищет свои способы ответить. И нет, речь не идет о нефти и газе. Плутоний — уникальный элемент, который может создаваться лишь некоторыми ст…

  • » Может ли в России, вслед за пенсионным возрастом, быть увеличена ещё и продолжительность рабочего дня?

    А что? Стал же ведь народ жить лучше и дольше, как уверяют нас наши чиновники! Ну, так в чём проблема? Нынешний норматив, устанавливающий 8-ми часовой рабочий день, был принят в какие-то там дрем…

  • » Правила выбора керамической плитки

    Кафельное покрытие — один из самых универсальных, долговечных и привлекательных с внешней точки зрения отделочный материал. При его выборе необходимо учитывать множество факторов. Одним из главных кр…

  • » Шикарный нюдовый: 20 модных образов для любительниц минимализма

    В случае, когда никого уже нельзя удивить разрезом до самого бедра, а агрессивно-сексуальные вещи надеть не позволяют правила приличия, прекрасным выбором может стать «обнаженный» нюдовый цвет.…

  • » На заметку — 3 правила макияжа за 3 минуты для тех, кто не выспался

    У каждой женщины бывают дни, когда на лице буквально написано «сегодня я спала 4 часа». Чтобы стереть это «послание» и выглядеть свежо, не нужно тратить много времени на макияж. Рассказываем, как выгл…

  • » Минтранс изменил правила досмотра пассажиров в метро Петербурга

    Министерство транспорта России изменило правила досмотра пассажиров в метрополитене Петербурга. Соответствующий приказ подписал глава ведомства Максим Соколов. Согласно документу, работники метро смо…

  • » Шикарный нюдовый: 20 модных образов для любительниц минимализма

    В случае, когда никого уже нельзя удивить разрезом до самого бедра, а агрессивно-сексуальные вещи надеть не позволяют правила приличия, прекрасным выбором может стать «обнаженный» нюдовый цвет.…

  • » Узнай, какая темная помада подойдет именно твоему цветотипу кожи

    Правила и советы как подобрать темный оттенок помады под свой тон кожи © pinterest.com Уже несколько сезонов подряд помада темных оттенков занимает верхнюю позицию в модном макияже. Темная помада за…

  • » Более 900 обращений о внесении изменений в ПЗЗ поступило в этом году

    932 обращения о внесении изменений в правила землепользования и застройки (ПЗЗ) поступило в Москомархитектуру с начала 2017 года, сообщила журналистам председатель Комитета Юлиана Княжевская. …

  • » Кабмин утвердил правила перечисления субсидий на ипотеку

    Правительство РФ утвердило правила предоставления субсидий кредитным организациям для выдачи ипотеки гражданам с детьми. Премьер-министр РФ Дмитрий Медведев подписал распоряжение об утверждении пра…

  • » Соблюдая эти правила, сможете похвастаться идеальной осанкой

    Не пытайтесь изменить себя в одночасье. Начните с малого. Для формирования хорошей осанки требуются годы. Но существуют способы ее коррекции. Выпрямите спинку, и приступим! Одним из важнейших аспе…

  • » 10 пунктов семейного устава, по которым мама всегда права

    Семейные правила — это динамичная сила, которая в высшей степени влияет на жизнь семьи. Все, что относится к распределению денег, обязанностей, времени — это правила, которые хорошо известны в домашн…

  • » Американские ученые объяснили провоцирующее поведение авторитарных личностей

    Авторитарным людям невозможно угодить, так как они хотят, чтобы установленные ими правила нарушались, отмечает исследователь из Орегонского университета США. Авторитаристы устанавливают свои прави…

  • » Правила стирки пуховиков в стиральной машине: 7 простых шагов!

    С наступлением холодов люди достают из шкафов свою верхнюю одежду. Многие из нас носят осенью и зимой пуховики, так как это теплая, удобная и практичная одежда. Перед ноской пуховик нужно освежит…

  • » Более 900 обращений о внесении изменений в ПЗЗ поступило в этом году

    932 обращения о внесении изменений в правила землепользования и застройки (ПЗЗ) поступило в Москомархитектуру с начала 2017 года, сообщила журналистам председатель Комитета Юлиана Княжевская. …

  • » Новые правила прохождения техосмотра вводятся с 1 января 2018 года

    С 1 января 2018 года начнут действовать новые правила прохождения техосмотра автомобилей. Об этом сообщило Министерство экономического развития. Чиновники подготовили поправки в действующее законодат…

  • » Медведев утвердил правила определения цены на тепло

    Премьер-министр России Дмитрий Медведев утвердил правила определения максимальной цены на тепловую энергию в ценовых зонах теплоснабжения. Постановление опубликовано на сайте правительства. По новым …

  • » Верховный суд меняет правила выплаты алиментов

    Верховный суд России подготовил проект постановления, который разъясняет правила выплаты алиментов. Документ конкретизирует ситуации, когда взрослые дети не обязаны выплачивать своим родителям деньги…

  • » Совершенно работающие правила жизни от моей бабули. Она была просто гениальна!

    Совершенно работающие правила жизни от моей гениальной бабули Бабуля сегодня снилась. Я уже писала, что она была абсолютно гениальная? Она, Царствие Небесное, оставила совершенно работающие правила …

  • » Правительство внесло изменения в Правила дорожного движения

    Правительство внесло дополнение в Правила дорожного движения. Теперь водителям придется во время остановки вне населенных пунктов надевать светоотражающую куртку или жилет. В документе указано, что с…

  • » Основные правила безопасности при выполнении кровельных работ

    При проведении любого типа и вида строительных работ всегда следует помнить о соблюдении правил, норм и требований безопасности. Особняком стоит техника безопасности при работе по устройству и ремонт…

  • » Правила проектирования дорог, ТПУ, вокзалов и набережных утвердят в 2018 году

    Новые своды правил по проектированию улично-дорожной сети, транспортно-пересадочных узлов (ТПУ), вокзалов и набережных будут утверждены в России в 2018 году. «Своды пра…

  • » Неписаные правила хулиганов советского времени

    Неписаные правила хулиганов советского времени (70-е - 80-е): Драться всегда один на один. Избиение группой допускалось только в исключительных ситуациях. Если парень шел с девушкой, его нельзя было…

  • » Правила которые необходимо соблюдать перед началом ремонта.

    Если вы задумали делать ремонт в квартире, то вы наверняка не раз будите решать множество проблем и задач. Чтобы ремонт прошел менее болезненно, соблюдайте некоторые правила. Первое правило – это план…

  • » Зарегистрированы правила по БИМ-моделированию в строительстве

    Росстандарт зарегистрировал первый из четырех сводов правил по информационному моделированию в строительстве. Он разработан для внедрения технологий информационного мод…

  • » Конкурс от Дома Пликти «АРТИСАН» — крупнейшего магазина в Москве по продаже керамической плитки, обоев и сантехники.

    правила: 1. быть подписанным на нас в социальной сети vk ( сделать репост конкурса к себе на страницу призер будет выбран с помощью сервиса генерации случайных чисел — random.orgпобедитель будет объявлен в первый день


  • © «ИНФО онлайн», 2011 - 2019
    Закрыть